Veelgestelde vragen over de vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon… Waarom? Hoe kom je eraan? Is het verplicht? Sinds #MeToo en de onthullingen van wat zich achter de schermen bij het televisieprogramma The Voice of Holland afspeelde, staat onze telefoon roodgloeiend. We krijgen heel veel vragen over de vertrouwenspersoon en de meerwaarde ervan. Onderstaand de antwoorden op de meestgestelde vragen.
Waarom een vertrouwenspersoon?
Werknemers kunnen op de werkvloer te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. Denk aan pesten, (seksuele) intimidatie, agressie/ geweld en discriminatie. Medewerkers die hier direct of indirect mee te maken krijgen, kunnen zich in alle vertrouwelijkheid wenden tot een onafhankelijk vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is de eerste schakel tussen medewerkers en de organisaties. Organisaties hebben dus een groot belang bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.
Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon is de eerste schakel voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag of (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. De vertrouwenspersoon vangt deze medewerker op, biedt een luisterend oor en begeleidt de medewerker bij elke stap die hij of zij wil zetten, van niets doen tot een klachtenprocedure en alles wat daartussen ligt. Hierbij heeft de medewerker altijd de regie. De vertrouwenspersoon neemt het probleem niet over, maar zet de medewerker in zijn of haar kracht.
Verder is het voorlichten, het informeren en het inspireren van de organisatie op het gebied van (on)gewenste omgangsvormen of liever gewenste omgangsvormen, een belangrijke taak. En het gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur of management over het werkklimaat binnen de organisatie zonder daarbij vertrouwelijke gegevens prijs te geven.
Heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?
Ja, tenzij wettelijke regelingen anders bepalen en er sprake is van een misdrijf. De geheimhoudingsplicht geldt ook na de beëindiging van de begeleiding van een medewerker. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer kan een vertrouwenspersoon informatie delen, of als er sprake is van een conflict van plichten waardoor de vertrouwenspersoon in gewetensnood komt. De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijk verschoningsrecht, maar wel een (interne) geheimhouding. De vertrouwenspersoon kan niet door de directie worden gedwongen om vertrouwelijke informatie prijs te geven.
Hoe regel ik een vertrouwenspersoon?
Je kan een intern vertrouwenspersoon aanstellen door een interne vacature uit te zetten. Een intern vertrouwenspersoon is vaak een medewerker die de werkzaamheden van vertrouwenspersoon naast zijn of haar primaire functie oppakt.
Je kan ook een extern vertrouwenspersoon inschakelen. Een extern vertrouwenspersoon is een professioneel vertrouwenspersoon van buiten de organisatie. Vaak komt dat de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon ten goede.
In een grotere organisatie kunnen meerdere vertrouwenspersonen worden aangesteld en dat kan een combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen zijn.
Wie van mijn werknemers komt in aanmerking voor de functie van vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon moet voor alle werknemers toegankelijk zijn en garant staan voor vertrouwelijkheid en geheimhouding. Daarom is het zijn van vertrouwenspersoon niet te combineren met een functie als directie-/ MT-lid, leidinggevende, bedrijfsarts, HR-adviseur, bedrijfsmaatschappelijk werker en leden van de OR of medezeggenschap. Vanuit deze functies heb je vaak veel meer kennis over medewerkers en processen binnen organisaties waardoor je onafhankelijkheid ter discussie staat. Een dubbele pet is niet handig. Je wilt als vertrouwenspersoon onafhankelijk zijn en op een gelijkwaardige manier naast een medewerker staan.
Wat moet ik regelen voor mijn interne vertrouwenspersoon?
Een intern vertrouwenspersoon is vaak een medewerker die de werkzaamheden van vertrouwenspersoon naast zijn of haar primaire functie oppakt. Maar het zijn van een vertrouwenspersoon is echt een vak apart, geen rol erbij. Biedt de vertrouwenspersoon een functieomschrijving en een contract aan waarin geheimhoudingsplicht, rechtsbescherming, verantwoording en voorwaarden zoals commitment, faciliteiten, budget en tijd officieel zijn vastgelegd. En faciliteer de interne vertrouwenspersoon met een vakopleiding, mogelijkheid tot bijscholing en intervisie.
Hoe kan een vertrouwenspersoon zich positioneren binnen de organisatie?
Het is heel belangrijk dat binnen de organisatie bekend is wie de vertrouwenspersoon is, hoe deze te bereiken is, wanneer je naar de vertrouwenspersoon kan gaan en wat er dan gebeurt. Een vertrouwenspersoon kan zichzelf bekend maken op intranet en door bijvoorbeeld presentaties te geven op bijeenkomsten over ongewenste omgangsvormen en door voorlichtingsmateriaal te ontwikkelen. Overleg en afstemming met samenwerkingspartners als de HR, OR, Arbodienst, bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk, draagt ook bij aan zichtbaarheid.
Waar moet een vertrouwenspersoon aan voldoen?
Een vertrouwenspersoon heeft kennis van relevante wetgeving en juridische kaders, heeft ervaring met individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenst gedrag of integriteitsschendingen en heeft oog voor de organisatiestructuur en -cultuur. Daarnaast heeft een vertrouwenspersoon een breed palet aan eigenschappen en kwaliteiten nodig om de functie goed te kunnen uitoefenen. Denk aan: integriteit, betrouwbaarheid, evenwichtigheid, empathisch vermogen, onafhankelijkheid, zorgvuldigheid, transparantie, onpartijdigheid en het vermogen om goed te luisteren, te analyseren, te adviseren, te structureren en oordeelvrij te luisteren.
Is een vertrouwenspersoon wettelijk verplicht?
Nee, nog niet. Gelukkig is daartoe een wetsaanvraag in behandeling bij de Tweede Kamer, want een vertrouwenspersoon kan escalaties en ziekteverzuim voorkomen.
Is beleid op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting verplicht?
Ja. Iedere werknemer heeft recht op een sociaal veilige werkomgeving en de werkgever is verplicht om beleid te voeren op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting als pesten, (seksuele) intimidatie, agressie/ geweld, discriminatie en werkdruk. Dat noemen we PSA-beleid. Een vertrouwenspersoon kan daarin cruciaal zijn.
Hoe kan ik vormgeven aan beleid op gebied van psychosociale arbeidsbelasting?
Elke organisatie heeft instrumenten om beleid op gebied van psychosociale arbeidsbelasting en integriteit op de kaart te zetten. Bijvoorbeeld door het aanstellen van een vertrouwenspersoon en, door het opstellen van een gedragscode en een klachtenregeling, eventueel voorzien van een zelfstandig protocol voor seksueel grensoverschrijdend gedrag.
Wat levert PSA-beleid op binnen mijn organisatie?
Een prettig en sociaal veilig werkklimaat levert meer werkplezier, hogere productiviteit, minder personeelsverloop, lager ziekteverzuim en minder personeelskosten op. Preventief handelen kan (onherstelbare) schade voorkomen en het ziekteverzuim binnen organisaties reduceren.
Hoe kan ik achterhalen hoe het werkklimaat binnen mijn organisatie is?
Ook al lijkt de bedrijfscultuur binnen een organisatie nog zo prettig, in elk bedrijf kan psychosociale arbeidsbelasting (PSA) voorkomen. Sterker nog, PSA is één van de grootste bedrijfsrisico’s. Organisaties hebben er dus baat bij om te inventariseren in hoeverre medewerkers PSA ervaren. Hiervoor biedt het LIVP een PSA-check. De inventarisatie kan als een nulmeting worden ingezet, maar ook om bij te sturen op bestaand PSA-beleid. De PSA-check is gericht op pesten, agressie en geweld, discriminatie en (seksuele)intimidatie. Daarnaast kan de inventarisatie uitgebreid worden met de beleving over de arbeidsbelasting (werkdruk). De uitkomst van de PSA-check kan opgenomen worden in de Risico- Inventarisatie & Evaluatie en als basis gebruikt worden voor een plan van aanpak.
Meer informatie over deze thema’s?
Opleiding vertrouwenspersoon
Aanwenden externe vertrouwenspersonen
PSA-check
Externe klachtencommissie
Onafhankelijk onderzoek
Diverse andere diensten
Of neem contact op, wij zijn je graag van dienst!