Een dag uit het leven van een vertrouwenspersoon
Als vertrouwenspersoon speel je een cruciale rol in het waarborgen van een veilige werkomgeving binnen organisaties. Iedere dag brengt nieuwe uitdagingen en situaties met zich mee die om zorgvuldigheid, empathie en professionaliteit vragen. Maar hoe ziet een typische werkdag van een vertrouwenspersoon er eigenlijk uit? Irene Verplancke, vertrouwenspersoon en LIVP-trainer, geeft een kijkje in de keuken.
‘Praten en luisteren. En heel veel communiceren. Dat is hoe een gemiddelde dag van een (extern) vertrouwenspersoon eruitziet. Deze dinsdag in september begint mijn dag met een kwartaaloverleg bij een middelgrote organisatie ergens in ons land. Ik ga in gesprek met het bestaande team van interne vertrouwenspersonen, waar ik als extern vertrouwenspersoon aan toegevoegd ben.
Hoe veilig is het?
Tijdens ons overleg merken we dat er meer meldingen bij mij zijn binnengekomen dan bij het team van interne vertrouwenspersonen. Het team vindt dat lastig, maar ik benadruk dat zij dit vooral niet persoonlijk moeten opvatten. Als mensen zich niet veilig voelen in een organisatie, voelen zij zich misschien ook niet helemaal veilig om een melding te doen bij een intern vertrouwenspersoon.
Medewerkers hebben keus
Het kan ook zijn dat de melder nauw samenwerkt met de intern vertrouwenspersoon of dat ze elkaar persoonlijk kennen, waardoor de melder zich niet comfortabel voelt bij de interne vertrouwenspersoon. Dat er meer meldingen bij mij terecht komen, zegt dus niks over de integriteit en de professionaliteit van de interne vertrouwenspersonen. En daarom is de constructie dat een extern vertrouwenspersoon wordt toegevoegd aan een team van interne vertrouwenspersonen zo mooi. Medewerkers hebben de keus.
Onafhankelijk en objectief
Het team pakte het daarna heel constructief op. Ze zagen een taak voor zich: als collega’s er niet voldoende vertrouwen in hebben dat een casus echt vertrouwelijk wordt behandeld, dan moeten we daaraan werken. Dus laagdrempelig aanwezig zijn, meer voorlichting geven en de objectiviteit, onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid van een vertrouwenspersoon benadrukken.
Strategische gesprekken
Een ander voordeel van een extern vertrouwenspersoon als aanvulling op een bestaand team van interne vertrouwenspersonen is inhoudelijke versteviging. In zijn algemeenheid zou je kunnen zeggen dat een extern vertrouwenspersoon meer gesprekken met melders voert dan een intern vertrouwenspersoon. De intern vertrouwenspersoon vervult deze functie immers naast zijn eigen functie, terwijl het voor de extern vertrouwenspersoon zijn of haar dagelijkse werk is. Vanuit mijn rol kan ik het interne team dus inhoudelijk goed begeleiden in de complexiteit van bepaalde casussen. En dat maakt dat dit overleg niet alleen een platform is om ervaringen te delen, maar ook om elkaar te versterken en strategieën te bespreken die de veiligheid binnen de organisatie kunnen bevorderen.
Blijven doorvragen
Op de terugweg in de auto spar ik met een collega-vertrouwenspersoon. Dat is ontzettend belangrijk voor ons als zelfstandige vertrouwenspersonen. Het helpt je om scherp te blijven, om te reflecteren, maar ook om je aarzelingen of onzekerheden te bespreken. En dat laatste gebeurde in dit gesprek. Mijn collega vertelde over een gesprek (geheel geanonimiseerd) met een melder van seksuele intimidatie dat niet liep. Hij had het gevoel dat hij niet voldoende had gedaan. Ik stelde hem een aantal vragen en al reflecterend kwam hij tot de conclusie dat hij – achteraf gezien – niet goed durfde door te vragen toen de melder aangaf dat hij onzedelijk betast was door een collega. Wat maakt nou dat hij niet durfde door te vragen? Dat is een interessante vraag voor mijn collega en het antwoord daarop kan hem verder helpen in het ontwikkelen van zijn rol als vertrouwenspersoon. Vaak vinden melders het juist prettig als er doorgevraagd wordt, want ze durven zelf soms niet direct het achterste van hun tong te laten zien. Bovendien wil je als vertrouwenspersoon uitvinden wat het onzedelijk betasten inhoudt, om te kunnen inschatten of er gevaar is voor anderen.
Gehoord en gezien worden
In de middag heb ik een gesprek met een melder die het gedrag van haar leidinggevende als autoritair ervaart. Wat me vooral van dat gesprek is bijgebleven, is dat je als vertrouwenspersoon veel kan bijdragen aan het welzijn van melders. Ik krijg vaak te horen dat melders zo blij zijn met ons gesprek. Soms denk ik wel eens: ik heb helemaal niet veel gedaan. Maar melders willen vooral heel graag gehoord en serieus genomen worden. Dat ik dat kan bieden en dat dat zoveel effect heeft is heel fijn om te weten.
Bijdragen aan een veilig werkklimaat
Daarnaast kan ik ook iets betekenen voor organisaties. Het sociaal ietsje veiliger maken. Nee, ik heb niet de illusie dat ik complete organisaties kan veranderen. Cultuur verander je niet zomaar. Bewustwording en dingen loslaten heeft gewoon tijd nodig. Maar ik lever wel een bijdrage. Het geeft me veel voldoening om te weten dat ik, door simpelweg te luisteren en te ondersteunen, bijdraag aan een veiliger werkklimaat.
Irene Verplancke, LIVP-trainer en vertrouwenspersoon