Vertrouwenspersonen, dit kom je tegen tijdens een crisis

Lege parkeerplaatsen, stille wandelgangen en kantoorruimtes waar je een speld kunt horen vallen. Tegenwoordig is dit de dagelijkse situatie bij veel organisaties en bedrijven. Door het coronavirus werken grote delen van het bedrijfsleven vanuit huis. Ook als vertrouwenspersoon is het belangrijk om de maatregelen van de Overheid te volgen. Hoe zorg je dan dat de (virtuele) deur openblijft voor medewerkers?

Ook vanuit huis kunnen medewerkers te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties. Zeker in deze roerige periode, waar het maken van verbinding met collega’s virtueel plaatsvindt. Medewerkers die zich op de werkvloer niet gezien voelden, kunnen nu helemaal het gevoel krijgen te worden buitengesloten.

Niet serieus genomen
Een andere situatie waar medewerkers mee te maken kunnen krijgen, is wanneer de werkgever de corona-maatregelen minder serieus neemt. Wat betekent het voor een medewerker wanneer de werkgever verplicht om op kantoor te komen, terwijl zij zich daar niet prettig bij voelen. Zeker wanneer andere collega’s wel gehoor geven aan deze oproep, kan dit voor sommige medewerkers de druk doen toenemen om te voldoen aan deze verwachting. Valt dit dan binnen de kaders van ongewenste omgangsvormen? Ja zeker, de beleving van de medewerker staat hierin centraal. Als de medewerker het gedrag van de ander als ongewenst ervaart, kan hij of zij hierover een beroep doen op de vertrouwenspersoon.

De beleving van de medewerker staat centraal. Ervaart de medewerker het gedrag van de ander als ongewenst? Dan kan hij of zij hierover een beroep doen op de vertrouwenspersoon.

Integriteitskwesties
Situaties die binnen het kader van integriteit vallen hebben te maken met onder andere machtsmisbruik, nalatigheid, fraude/diefstal, of misdragingen. Ook vanuit huis kunnen medewerkers in dergelijke situaties terechtkomen. Zeker nu het merendeel thuiswerkt, is er minder zicht op de inzet van medewerkers. Natuurlijk is vertrouwen belangrijk onder collega’s, maar hoe ga je om met bijvoorbeeld een medewerker die het vermoeden heeft dat een collega tijdens werktijd vooral met andere bezigheden druk is?

Dit is wat je kunt doen
De eerste stap is ervoor zorgen dat medewerkers weten dat je bereikbaar bent en hoe ze je kunnen bereiken. Onderzoek op welke manier je vanuit huis – of inmiddels op locatie – effectief je rol als vertrouwenspersoon kunt blijven beoefenen.

Hierbij een aantal tips die je op weg helpen:

• Zorg ervoor dat de medewerkers op de hoogte zijn van het telefoonnummer en e-mailadres waarop je te bereiken bent. Geef daarbij ook je beschikbaarheid aan, ook al ben je fysiek niet aanwezig.
• Maak heldere afspraken over de momenten waarop je bereikbaar bent als vertrouwenspersoon. Je kunt verschillende contactmomenten per week inplannen.
• Bespreek met de melder/klager op welke manier hij/zij gesprekken op afstand wilt voeren. De één voelt zich prettig bij videobellen, zodat ook het visuele aspect aanwezig is. Een ander houdt het liever telefonisch of via e-mail. Het gaat erom dat het middel wordt gekozen waarbij de melder/klager zich prettig voelt.
• In een periode van onrust kan het zijn dat medewerkers contact opnemen om hun zorgen te uiten. Zorg ervoor dat de meldingen die je aanneemt binnen de kaders van ‘ongewenste omgangsvormen en/of integriteit’ vallen. Hebben medewerkers vragen over het coronavirus, verwijs hen dan door naar officiële kanalen zoals het RIVM.

Wil je als werkgever of vertrouwenspersoon sparren over het uitoefenen van je functie tijdens de coronacrisis? Uiteraard zijn wij telefonisch gewoon bereikbaar. Neem contact op via 033-2094000 of e-mail naar info@livp.nl.